Pénzügyi naplók
A könyvelést különféle naplók definiálásával és használatával elkülönülő részekre bonthatjuk. A naplók létrehozása részben kötelező: legalább típusonkét egyet kell definiálni, de a számukat tetszőlegesen lehet növelni. Az alábbi típusokból kell/lehet létre kell hozni: nyitó, vegyes, vevői, szállítói, bank, pénztár, folyószámla vegyes, iktató napló.
Az iktatószámok generálása naplónként külön történik, tehát a naplók egyben bizonylatszám-tömböket is képeznek. Ezek alapján a naplókat optimális módon (se túl kevés, se túl sok), az elkülönülő, vizsgálni kívánt tevékenységek szerint javasoljuk kialakítani. A naplókat a rendszer indításakor kell kialakítani, ebben a rendszerfelmérés és szervezési javaslat keretében segítséget nyújtunk.
Napló típus: a fentebb említett típusokból választhatunk
Napló jel: teszőleges három betű/szám kombinációja. Egyedinek kell lennie, egy rendszerben két azonos naplójel nem szerepelhet.
Név: a napló megnevezése
Napló átvezetési főkönyv: (nem kötelező adat). Adott naplóra történő könyveléskor, ha az adatrögzítő nem tudja meghatározni, milyen főkönyvi számra kell a tételt kontírozni, akkor a program automatikusan ezt a főkönyvi számot ajálja föl. Ha a bizonylat rögzítéskor erre a főkönyvi számra történik adatrögzítés, a bizonylat csak "iktatottként" kerülhet rögzítésre. A bizonylatot összegeit, "könyvelés" előtt a helyes főkönyvi számokra kell kontírozni.
Sorszámozás: havonta/évente kezdje újra az adott napló az iktatószámok generálását.
Automatikus: az olyan naplókat, amelyekre automatikusan (áruforgalom, bér, tárgyi eszköz) kerülnek könyvelésre bizonylatok, célszerű automatikus naplóként megjelölni. Ebben az esetben az adott naplókra nem lehet kézi adatrögzítést végezni. Ez megkönnyíti az analitikus adatok és a főkönyvi adatok egyeztetésének megkönnyítésére szolgál.
Rögzítési segédlet: Olyan esetekben, amikor valamilyen szempontból egymás után több azonos jellegű bizonylatot kell rögzíteni, ez segítséget jelenthet. Az új bizonylat felvitelénél a különböző jellegű bizonylatoknál különböző adatok (alább részletezve) nem törlődnek a következő új bizonylatból, hanem a program megjegyzi őket, ezzel is gyorsítja a munkát.
A különböző bizonylatoknál a megjegyzett mezők:
- -szállítói számlák: napló, jogcím, ÁFA fajta, partner, könyvelés dátuma, deviza, fizetési mód
- -vevői számlák: napló, jogcím, ÁFA fajta, partner, könyvelés dátuma, deviza, fizetési mód
- -bank könyvelés: napló, jogcím, bizonylatszám, jelleg, partner, könyvelés dátuma, banki főkönyv
- -technikai pénztár: napló, jogcím, bizonylatszám, jelleg, partner, könyvelés dátuma, banki főkönyv
- -folyószámla vegyes bizonylatok: napló, jogcím, partner, könyvelés dátuma, deviza, fizetési mód
- -házipénztár bizonylat felvitele: házipénztár, jogcím, dátum, típus
Automatikus pénztárbizonylat: (csak a vevői típusú naplóknál) hasznos funkció, melynek segítségével a vevői számla kiállítás után abból azonnal pénztári bevét, azzaz kiegyenlítés generálható, a házipénztár menü elindítása nélkül.