Lista időzítés és email küldés
A listák időben dinamikus lekéréséhez adhat segítséget a dinamikus dátum funkció.
A dinamizmus az aktuális dátumhoz viszonyítva megadható időpontok, időtartamok beállításával érhető el.
A dinamikus dátum beállítás lehetőségét egy a dátum mellett található kapcsolóval (villanykörte ikon) aktiválhatjuk.
A dinamikus dátum kapcsoló nélkül a hagyományos módon írhatjuk be a kívánt dátumot, a kapcsoló mellett található naptárikonnal elérhetjük a megszokott naptárat:
A bekapcsolt állapotú dinamikus dátumnál az ablak az alábbira módosul:
A választható opciók közül választhatunk annak megfelelően, hogy az aktuális (program szerinti) dátumhoz viszonyítva merre mutasson a dátumválasztó; milyen időszakkal (nap, hét, hónap,negyedév, félév, év) térjen el a megadottól, esetleg ama időszak első vagy utolsó napjára mutasson. A megelőző és következő opciók értelemszerűen az adott dátum előtti, illetve következő egész tartományt jelöli, pl. megelőző 1 hónap, vagy következő 3 hét. A mától vissza, illetve előre lehetőségnél pedig az adott dátumtól pontosan számol vissza, illetve előre annyi időszaknyit, amennyit megadtunk.
Lehetőség van a dinamikus dátummal beállított lista lekérésének időzítésére. Ezt a lista lekérés felső menüsorában található időzítő ikonnal érhetjük el.
A megjelenő ablakban a Hozzáad gombbal rögzíthetjük az új ütemezés adatait:
Megadhatjuk az időzített lista nevét és az időzítés gyakoriságát. Amennyiben havi gyakoriságot jelölünk be, akkor megjelölhetjük, hogy a hónap hányadik napjára kérjük a listát.
Ha minden hónap utolsó napjára szeretnénk időzíteni a listát, akkor a 31-dik napot kell megadni.
Heti gyakoriságnál a hét x-dik napját tudjuk megjelölni, amit a program az adott nap kiírásával is jelöl. Pl.: 3-dik nap = szerda
Az elévülés mező azoknak a napoknak a számát jelöli, amennyi ideig a listatárba került lefutott lista az adatbázisban marad. Az elévülési napok lejártával pedig törlődik.
Egy-egy gyakorisághoz megadtunk alap elévülési napokat a programban, de ez tetszőlegesen módosítható.
Amennyiben a lista előválasztó ablakban kimeneti eszközök közül a pdf formátumot, vagy az excel-t jelöljük meg, akkor lehetőség van email küldés beállítására is.
Ezt külön mezőben be kell jelöljük. Ekkor a képernyő jobb oldalán további adatokat adhatunk meg az email beállítására vonatkozóan.
Az email küldőket is és címzett csoportokat is előre lehet definiálni.
Ezeket a Törzsadatok/Rendszerszintű törzsadatok/Email paraméterek menüpontban tudjuk megadni.
A feladással és a címzettekkel kapcsolatos előre rögzített paramétert itt lehet beállítani:
Visszatérve az ütemezett lista emailküldésének a beállításaihoz:
Email host: az előre definiált email feladók közül tudunk választani. Így néhány már előre megadott paraméter automatikusan kitöltésre is kerül.
Válasz emailcím alapértelmezetten egyezik a feladóval - de eltéríthető. Ide kérjük a levelünkre a választ (pl. feladjuk személyes sajátunk emailünkről, de választ egy közös információs email-re kérünk).
Megadható magának a küldendő email-nek a szövege (email plain text) és beilleszthető a küldendő email-be egy előre definiált html hivatkozás is.
Megadható előre, hogy a kiküldött email milyen prioritású legyen: nem sürgős van alapbeállításként rögzítve. De ezt átállíthatjuk átlagosra, vagy sürgősre.
Szintén bejelölhető, hogy több címzett esetében mindenki külön-külön email-t kapjon, vagy egy email menjen ki és abban a címzettek között legyen látható minden címzett.
Ezen beállítások után tudjuk felvenni a konkrét címzetteket:
Az email cím csoport, illetve az email cím mezők közül az egyiket kötelező megadni. Vagy egy előre definiált csoportot jelölünk meg címzettként (az ott felvett címzettekkel), vagy konkrétan megadjuk a címzett email elérhetőségét.
A cím típus mezőben tudjuk megadni, hogy konkrétan címzettet, másolatot kapó, vagy titkos másolatot kapó címet adtunk meg.
A név mezőbe pedig azt tudjuk rögzíteni, hogy az adott email cím milyen névvel jelenjen meg a levél címzettjeként (pl. egy adott személy email címét elmenthetjük a cégnevével).
A Törzsadatok/Technikai műveletek/E-mail napló menüpontban tudjuk a már elküldött email-eket megtekinteni.
Listatár:
A programban mindenhonnan elérhető a Listák menüpont. Itt található a listatár is:
Az ikon megnyomásával érjük el az összes ütemezett és lefutott listát. Ezeket itt újra megtekinthetjük, vagy innen lementhetjük.