Jelentések
A Jelentések funkció segítségével, főkönyvi számlaszámok felhasználásával meghatározott formátumban listákat lehet előállítani és lekérdezni. A jelentések általunk létrehozott fő, gyűjtő és tétel sorokból állnak, melyekhez hozzárendelhetünk főkönyvi adatokat.
1.Fő, gyűjtő és tétel sorok paraméterezésével lehet listákat képezni.
2.A sorokat egyszerűen be lehet paraméterezni főkönyvi számokkal.
3.Adott időszakra, könyvelési dátum szerint kérhetők le.
4.Főkönyvi könyvelt, előkönyvelt és analitikus kód adatokból dolgozik.
5.Analitikus kód bontásban is megjeleníthetők az adatok. (Nem szűrés, csak bontás)
6.Főkönyvi adatok egyenlegeit, tartozik, vagy követel forgalmát lehet paraméterezni.
7.A sorok tartalmazhatják a főkönyvi adatok összegét, különbségét és ellentétes előjelű adatait is.
8.A sorok összeadhatóak és kivonhatóak egymásból.
9.Mérleg és Eredmény kimutatás összeállítására alkalmas, de bármilyen főkönyvi számokból képzett lista is előállítható.
10.Az előállított jelentések másolhatóak, exportálhatóak, és importálhatóak más adatbázisokba.
Jelentések létrehozása
Cím: a jelentésünk címe, ez lesz a jelentés lekérdezésekor is a cím
Megjegyzés: általunk fontosnak tartott kiegészítő információt írhatunk ide
Használatban: üresen hagyva csak mi látjuk a listát, más felhasználó nem, amíg készül célszerű így hagyni. Bekapcsolva más felhasználó számára is elérhetővé válik és le tudja kérdezni a jelentést, amennyiben jogosultsága van hozzá.
A jelentésünkre dupla klikkel kattintva elérhetővé válik a jelentésünk tartalmi szerkesztése, ahol fel tudjuk venni a jelentéseink sorait. Ezen sorok lehetnek fő, gyűjtő és tétel sorok. Jelentősége egyrészt abban van a különböző sortípusoknak, hogy a lista megjelenítésében mennyire legyenek kiemeltek, vastagon szedettek, és milyen méretűek legyenek. A legkiemeltebb a fő sor, majd a gyűjtő sor és utána a tétel sor.
Nullás főkönyvi szám használható: amennyiben nullás főkönyveket szeretnénk paraméterezni a jelentésbe, be kell kapcsolni.
A Jelentés sorok tartalmának paraméterezése
A jelentés sorait eltérő tartalommal lehet paraméterezni:
Fő sor: csak fő, gyűjtő és tétel sorokat tudunk paraméterezni hozzá.
Gyűjtő sor: csak fő, gyűjtő és tétel sorokat tudunk paraméterezni hozzá.
Tétel sor: csak főkönyvi számokat tudunk paraméterezni.
A tétel típusú sorokhoz tudunk főkönyvi számokat paraméterezni, ugyanakkor fő és gyűjtő sorokhoz már csak sorokat tudunk hozzárendelni.
Új jelentés sor létrehozása az Új gomb megnyomásával lehetséges.
Sorszám: A jelentés sorait kötelező növekvő sorszámmal ellátni. A rendszer ezen sorszám alapján rendezi sorba a jelentés sorokat. A sorszámozás csak egész szám lehet. A sorszámoknak nem kötelező egyesével növekednie, sőt abban az esetben, ha esetleg plusz sorokat szeretnénk utólag beszúrni, az csak úgy lehetséges, ha hagyunk ki sorszámot. A sorszám utólag nem módosítható!
Sortípus: fő, gyűjtő és tétel sortípusokat választhatunk ki.
Szöveg: Az adott sornak a neve, ez fog megjelenni a lista lekérdezésekor.
Szorzó: Abban az esetben van szerepe, ha egy adott sor más sornak a részét képezi, meghatározza, hogyan viselkedjen az adott sor értéke más sor összegében. Abban az esetben, ha egy sornak a művelete +1, akkor a sor értéke hozzáadódik ahhoz a sorhoz, ahova hozzárendeltük, -1 esetben pedig a sor értéke levonódik.
Analitikus kód bontásban: Amennyiben ez az adat be van pipálva, a sort a lista lekérdezésekor részletezi a rendszer analitikus kód szerint. Azokat az analitikus kódokat fogja megjeleníteni a rendszer, melyekre van könyvelve.
Analitikus kód: A rendszerben engedélyezett analitikus kódokból választhatjuk ki, hogy a lista adott sora mely analitikus kód szerint részletezzen.
Miután kialakítottuk a jelentésünk sorait, a listánk vázát, következő lépésben azokat meg kell tölteni tartalommal, adatokkal.
Tétel típusú sor szerkesztése
A már felvitt jelentés sorainkat dupla kattintással tudjuk szerkeszteni.
Érdemes a tétel típusú sorokkal kezdeni. A tétel típusú sorokhoz tudunk főkönyvi számokat hozzárendelni a következők szerint.
Vegyük a Belföldi értékesítés nettó árbevételét, amely egy tétel típusú sor:
Új gomb megnyomásával tudunk új főkönyvet hozzáadni:
Főkönyvi szám: általános vagy gyűjtő főkönyvi számot tudunk kiválasztani.
Szűrés: Mindig: listázni fogja a rendszer a főkönyvhöz tartozó értéket (egyenleget vagy tartozik értéket vagy követel értéket).
Követel egyenlege van: akkor fogja listázni a rendszer a főkönyvhöz tartozó értéket, ha a főkönyvnek követel egyenlege van.
Tartozik egyenlege van: akkor fogja listázni a rendszer a főkönyvhöz tartozó értéket, ha a főkönyvnek tartozik egyenlege van.
Művelet: Egyenleg, Követel érték, Tartozik érték közül választhatunk, az adott főkönyvnek ezek közül melyik adatára van szükségünk a jelentésben.
Szorzó: paraméterezhető, hogy a főkönyvi érték, melyet szerepeltetni szeretnénk az adott sorban, a sor értékéhez hozzáadódjon, vagy levonódjon.
Főkönyvi szám jelleg: megadható, hogy az adott főkönyv milyen jellegű. Ez mire jó????
Fő és gyűjtő típusú sorok szerkesztése
A fő és gyűjtő típusú sorok szerkesztésénél, ellentétben a tétel típusú soroknál, nem lehet megadni főkönyvi számokat. Ezen sorok esetében a jelentésünk egyes sorait tudjuk beválasztani a fő és gyűjtő sorokba:
Vegyük az értékesítés nettó árbevételét, amely egy gyűjtő sor:
A tétel típusú sor szerkesztéséhez hasonlóan dupla klikkel tudjuk szerkesztésre felhozni a gyűjtő sorunkat.
Majd az Új gomb megnyomásával tudunk sorokat hozzárendelni a gyűjtő sorunkhoz. Az összegzendő sort kiválaszthatjuk a már meglévő jelentéssorok listájából.
Ebben az esetben a belföldi és az export árbevételt rendeltük hozzá a gyűjtő sorunkhoz.
A jelentés sorok tartalmi feltöltése után gyakorlatilag használható a jelentés. A jelentések egyik adatbázisból a másikba másolható az Export-Import funkciókkal.
A fenti jelentésben néhány sor pirossal jelenik meg, ami azt jelenti, hogy nem létező főkönyvi számot tartalmaz a paraméterezés. Ez gyakran megeshet, mivel a jelentések importálhatók, és exportálhatók. A piros sorokat mindenképpen módosítani szükséges a jelentés használata előtt!
A jelentések paraméterezéséhez használható ikonok, egyéb funkciók
A jelentések paraméterezésének ablakában számos ikont találunk, melyek a következő funkciókkal bírnak.
Új gomb: Az új gombbal lehetőség van új jelentés készítésére.
Sorok gomb: A jelentés sorait tudjuk megtekinteni és szerkeszteni.
Fanézet: Átlátható struktúrában meg tudjuk jeleníteni a paraméterezett jelentésünket.
Exportálás és Importálás ikonok: A jelentéseinket ki tudjuk exportálni és be tudjuk importálni más adatbázisokba.
